會議名稱：第十三屆管理委員會第三次會議
會議時間：中華民國101年02月19日(日) 18：00
會議地點：台北新都透天社區管理服務中心
會議主席：主任委員 張光耀
出席人員：陳光明、李聰志、洪建發、施陳素月(委託)、陳小法、楊秀梅、陶中元、張惠娟、陳詩漢、邱忠義(委託)、曾前宏、張光耀。
列席人員：裕新里 蔡進園里長、本委員會 張鑒晉顧問、凱撒區管理委員會代表(彭總幹事)、凡爾賽區管理委員會代表(已邀請、未出席)、雅典區管理委員會代表(已邀請、未出席)。
會議議程：
一、 主席致詞並宣布開會：已達法定出席人數，宣布開會。關於元宵活動，首先感謝張火爐縣議員提供小燈籠80個，以及周玉琴縣議員、李家興縣議員及多位市民代表蒞臨參加。活動後，有住戶反映尚有缺失之處，個人會在日後提報｢檢討報告｣給管委會，做為日後辦理活動的參考。
二、 確認上次會議記錄：無異議。
三、 本年度管理服務人員招聘-進入決選人員自我介紹與詢答：(略)。
四、 本年度保全公司遴選招標-參與公司簡報與詢答：(略)。共有安心保全、豪昱保全、慶豐保全、衛東保全簡報。
五、 常務財務委員報告財務概況：(如附件)。
六、 總幹事工作報告及詢答：(如附件)
七、 保全監視系統建置小組報告：(略)
八、 提案討論：
(一) 保全公司遴選與管理服務人員招聘小組提案：社區保全與管理服務人員是否採統包方式，交由同一股東背景之保全公司與管理維護公司負責，請委員會決議。
說明：
1.目前保全公司股東多為因應法令規定與事實需要，而兼有管理維護公司。
2.統包之好處在於事責明確、資源完善，缺點則為費用較高。目前社區管理趨勢皆為統包。
決議：經無記名投票，結果為：贊成9票、反對0票。決定統包。
(二) 保全公司遴選與管理服務人員招聘小組提案：是否優先與衛東公司議約，請委員會決議。。
說明：
1.衛東公司為現行簽約之保全公司，對於非長約之簽約廠商給予優先議約資格，除能激勵其於契約期間認真服務外，亦有助於吸引其他廠商競爭一年期的短期契約。
2.是否直接優先與衛東議約，應考量其現行服務狀況是否優秀而至完全不考慮其他競爭者進入。
決議：經無記名投票，結果為：贊成6票、反對3票。決定與衛東保全公司優先議約。
(三) 保全公司遴選與管理服務人員招聘小組提案：若提案討論(二)未通過，則請就1.參與公司排序優先議約2.資格審查後公開競標。兩方案決議之。。
說明：
1.參與公司排序優先議約：由委員投票排定議約順序，此方式較富彈性，可與議約對象就各方面討論，尋求最佳利益。缺點則為較不公開且耗時。
2.資格審查後公開競標：優點為決定快速、公開。缺點則為無彈性，一旦決標後，就後續條件未達成共識時之處理困難。
決議：提案討論(二)已通過，故此議案不討論。
(四) 保全公司遴選與管理服務人員招聘小組提案：排序優先議約與公開招標價格之上限，應不超過該項目去年度全年支出之xxx%。
說明：
1.去年度保全費支出為：168000 *12月=2016000；管理服務人員薪資獎金支出為：35000*12月(總幹事)+24300*13月(會計)+23000*13月=1034900。
2.故排序優先議約與公開招標價格之上限，全年度應不超過：(2016000+1034900)*xxx%=xxxxxxx元。
3.為避免議價底線曝光，此決議俟議價簽約完成後始公布。
決議：通過。
(五) 保全公司遴選與管理服務人員招聘小組提案：請推派議約小組成員三名。
決議：推派張光耀、陳小法、張鑒晉擔任小組成員。
(六) 保全公司遴選與管理服務人員招聘小組提案：若提案討論(三)決議採排序優先議約方式，請就安心保全、豪昱保全、慶豐保全、衛東保全四家公司排定議約之優先次序。
說明：由各管理委員採無記名投票方式，依其認為優先次序，依序給與1、2、3、4之名次，名次加總最少者，為最優先議約對象。
決議：提案討論(二)已通過，故此議案不討論。
(七) 保全公司遴選與管理服務人員招聘小組提案：若提案討論(一)決議不採統包，請就管理服務人選決議。
說明：因總幹事面試決選人選田先生已至他處任職，故總幹事部分請就是否續聘表決。而社區秘書部分，除原有黎彩雲小姐外，另經遴聘小組面試推薦進入決選者為張庭筠小姐。
決議：提案討論(一)已通過，故此議案不討論。
(八) 主委提案：追認本委員會財務委員暫代社區秘書職務。
說明：
1.本會財務委員張惠娟小姐暫時代理社區秘書職務至二月底，薪資及各項工作保障於代理期間，比照原專職社區秘書。
2.社區秘書黎小姐因意外受傷無法執行職務，暫定留職停薪至二月底，自中華民國一Ο一年二月二日起生效。
3.常務財務委員張惠娟小姐暫時停止本會財務委員職權，財務委員職權暫由監察委員李聰智先生行使。
決議：全體委員無異議通過報備。
(九) 主委提案：社區周遭圍牆外垃圾清理，是否同意。
說明：本社區圍牆外，歷年來因極少數住戶貪圖自身方便，亂丟垃圾，甚至丟棄浴缸，累積相當數量。須用吊車與貨車載運，所需經費於會議時由總幹事提報。
決議：通過清理，經費經總幹事提報，主委核定即可執行。
(十) 主委提案：修訂｢台北新都透天社區公共基金及管理費收繳辦法｣之部分條文，如說明。
說明：
1.原第十四條改列第十五條。
2.第十四條修訂為：｢依本規約第十條第一款第三目申請管理費年繳優惠者，若於下半年始申請空戶認定通過，則其下半年溢繳之管理費得抵扣未來應繳管理費。｣即：管理費採年繳之住戶，於下半年辦理空戶半價優惠，則下半年溢繳之管理費得抵扣未來應繳管理費。
3.第十二條修訂為：｢依本規約第十條第一款第二目規定，空戶管理費以半價計收。申請空戶認定者，應於每年初至2月25日前提供前一年度12月份僅向台電繳納基本費之繳費通知或繳費證明，又或提供撤除水錶或電錶之證明文件。逾此期間，則僅得於7月初至8月25日前提供當年度6月份之前述資料，辦理下半年之空戶半價優惠。｣
4.有住戶反映應採每兩月份電費收據逐一申請認定，若符合，即將原溢繳部分抵扣未來應繳管理費。現行辦法以前一年度十二月之電費收據｢預判｣本年度為空戶，並不公平合理。請委員屆時審究此意見。
決議：條文修正通過。另有住戶提議應採每兩月份電費收據逐一申請認定較為公平一案，委員會討論後，認此方案顯將造成住戶申請之不便，目前認定之方法雖未盡公平，但權衡住戶申請的方便性，仍決定採現行方法施行。
(十一)主委提案：修訂｢台北新都透天社區管理費繳交處理準則｣之部分條文。
說明：
1.原第二條移至第三條。
2.修訂第一條、第四條、第五條、第六條、第七條、第八條、第十條部分條文。
3.增訂第二條。
4.修正後條文如附件。
5.今年因作業不及，參加去年區分所有權人會議而得抵充出席費者，抵充四月份之管理費。
決議：全體無異議通過。
(十二)主委提案：是否接受非常住之住戶申請就其開放之專有部分除草，並清理垃圾。
說明：多有住戶反映其鄰居因非常住，常未整理，影響居住品質。
決議：管理服務中心接受所有住戶申請，採使用者付費原則，每次一佰元，最為補貼清潔人員辛勞。須經排定工作時程，約每三~六個月派遣清潔人員整理住戶的專有部分部分之庭院範圍。工作內容為：除草及清除非住戶所自棄、自造之垃圾。
(十三)主委提案：是否長期租賃商店街建物為管理服務中心之辦公處所。
說明：
1.管理服務中心現行處所係違建，且地主目前已洽談轉售並申請建照中。
2.目前辦公處所係長距離拉線利用商店街203號之電源，致電壓不穩，電器用品易損壞，且若監視系統全面重新佈線，因距離甚長，費用甚高。
3.管理服務中心遷至商店街，對住戶較方便，且易於溝通協調。
決議：擱置，留待下次會議討論。
(十四)主委提案： 主委權限動用經費使用情形報備。
說明：共計兩筆，總計25650元。
(1)101/01/08衛東保全公司年終尾牙禮金(作為負責本社區保全人員之慰勞金)2000元。
(2)101/01/20管理服務人員春節獎金23650元。
決議：全體委員無異議通過報備。
(十五)主委提案：修訂｢台北新都透天區管理委員會財務收支管理辦法草案｣第三條第二款第一目為：｢管理服務人員於每季第三個月初製作區分所有權人應繳管理費數額之繳費單，…｣。
說明：改為每季初第三個月始寄發繳費單，而於該月底繳納完成。
決議：通過。俟後季繳期限為每季第三個月最後一日。
(十六)主委提案：開放三月分申請補辦管理費年繳。
說明：因住戶規約第十條第一款第三目規定管理費年繳之辦理期限至3月31日，為免住戶以ATM或匯款辦理的不便，故提案開放三月分申請補辦管理費年繳。
(十七)主委提案：增訂｢台北新都透天區管理委員會財務收支管理辦法草案｣第三條第二款第六目為：｢區分所有權人得向管委會申請改採月繳或不特定繳費區間，由主任委員或財務委員核定。但應繳而未繳管理費達24期以上者，應經管理委員會議通過。｣
說明：增定開放月繳及有特定需求須不特定期間繳納者之法律依據，俾便執行。
決議：全體委員無異議通過增訂。
(十八)主委提案：本社區福德祠管理委員會辦理福德正神誕辰活動，管委會捐贈6000元。
說明：本社區福德祠管理委員會長期代替管委會整理福德祠週遭共有部分，且其活動係為社區福祉而辦理，亦有凝聚社區意識與住民感情的效果，是否應循往例捐贈？
決議：全體委員無異議通過捐贈6000元整。
(十九)主委提案：擬修復本社區擴音廣播系統。
說明：目前擴音廣播系統共有三處損壞。
決議：協商里長修復，管委會予以配合辦理。
九、 綜合討論與臨時動議：無。
十、 主席報告本次會議決議事項：(略)。
十一、里長或其他到場貴賓致詞：
凱撒區管理委員會代表彭總幹事：汽車通行證是否可以分區不同顏色以方便識別？
主委表示：未來有關大門管制相關規定會請三大樓區管委會一起討論定案。
十二、訂定下次會議時間及地點：中華民國101年3月11日(日)18：00於台北新都透天社區管理服務中心。
十三、散會。
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