台北新都透天社管理委員會會議記錄
會議名稱：第十三屆管理委員會第二次會議
會議時間：中華民國101年01月08日(日) 18：00
會議地點：渡假中心一樓
會議主席：主任委員 張光耀
出席人員：陳光明、李聰志、洪建發、施陳素月、何春蓮、陳小法、陶中元(委託)、張惠娟、白建進、張光耀。
列席人員：裕新里 蔡進園里長(已邀請，未出席)、本委員會 張鑒晉顧問。
會議議程：
一、 主席致詞並宣布開會：已達法定出席人數，宣布開會。
二、 確認上次會議記錄：無異議。
三、 常務財務委員報告財務概況：如附件之財務報表。此財報仍屬上屆常務財委查核。
四、 總幹事工作報告及詢答：
- 社區設施維修：
(1) 社區監視攝影機16台故障須修繕。
(2) 商店街、282巷擴音器2組故障須修繕。
- 保全業務督導：100年12月份大門哨執勤正常。
- 住戶意見處理：
(1) 201巷某住戶提出繳納管理費問題：請管委會討論。(因其要求私下回覆，故不公開。)
(2) 數住戶反映候選人任意懸掛布條一事：主委告知全體住戶及管理委員處理經過，並擬定｢候選人旗幟、布條、看板懸掛準則｣為處理準則。
- 社區服務事項：無。
- 其他事項：
(1) 100年度區分所有權人記住戶大會之會議資料之作業印製與發送。
(2) 管委會民事訴訟之資料申請作業。
(3) 管委會交接事宜。
五、 保全公司遴選與管理服務人員招聘小組報告及詢答：
1.保全公司遴選事宜：擬定遴選程序及須知。
2.管理服務人員招聘事宜：擬定招聘程序及須知。
3.管理費由現金繳交方式改為繳費單繳納事宜：擬定處理準則。
六、 提案討論：
(一) 主委提案：｢台北新都透天區管理委員會101年預算案｣。
說明：為建立管委會收支事前審查制度，爰將例行性收支編列預算，以供管理委員會事前審查。
決議：元宵節活動費用調整成6000元後，全案通過。
(二) 主委提案：訂定｢台北新都透天區管理委員會組織章程草案｣並試行。
說明：為建立管委會之運作制度，擬先由管委會議通過後，於不違反住戶規約部分先試行，並於本年度召開區分所有權人會議時，由管委會提案，經區分所有權人會議通過後正式實施。
決議：刪除第七條第八款內｢、保全人員｣文字後，通過草案並試行。
(三) 常務財務委員提案：訂定｢台北新都透天區管理委員會財務收支管理辦法草案｣並試行。
說明：為使本社區管理維護業務運作正常，所需經費有效運用與控管，特依住戶規約第十條第二款訂定，以規範管委會之各項收入與支出之管理方法。擬先由管委會議通過後，於不違反住戶規約部分先試行，並於本年度召開區分所有權人會議時，由管委會提案，經區分所有權人會議通過後正式實施。
決議：刪除第四條第二項第十款｢急難救助、｣文字後，通過草案並試行。
(四) 主委提案：訂定｢台北新都透天社區管理服務人員僱傭辦法草案｣並試行。
說明：為使管理服務人員之聘用透明、公平與公開，特擬訂本辦法。擬先由管委會議通過後，於不違反住戶規約部分先試行，並於本年度召開區分所有權人會議時，由管委會提案，經區分所有權人會議通過後正式實施。
決議：通過草案並試行。
(五) 常務財務委員提案：訂定｢台北新都透天社區公共基金及管理費收繳辦法｣。
說明：依據住戶規約第十條第二款，授權管委會就各項費用之收繳訂定辦法，以使費用收繳有明確之規定，俾遵照辦理。
決議：
1.修正第12條之文字為：｢依本規約第十條第一款第二目規定，空戶管理費以半價計收。申請空戶認定者，應於每年初至2月25日前提供最近一次(兩個月)僅向台電繳納基本費之繳費通知或繳費證明，又或提供撤除水錶或電錶之證明文件。逾此期間，則僅得於7月初至8月25日前提供前述資料，辦理下半年之空戶半價優惠。｣
2.增訂第13條：｢經申請空戶半價優惠者，應於回復正常使用時，即向管委會告知。若經管委會自行察知，除撤除優惠外，應補繳原申請優惠期間之差額。｣
3.原第13條移列第14條。
(六) 常務財務委員提案：訂定｢台北新都透天區管理委員會管理費繳交處理準則｣。
說明：為因應管理費之收繳方式改為以繳費單至代收單位繳交，故訂定此一處理準則，使管理服務人員得遵照辦理。
決議：通過。
(七) 主委提案：訂定｢台北新都透天區管理委員會管理費催收處理準則｣。
說明：為使催收程序標準化，並減少協商過程之爭議，故訂定此一處理準則。
決議：通過。
(八) 保全公司遴選與管理服務人員招聘小組提案：訂定｢台北新都透天社區遴選保全公司程序｣。
說明：建立本社區保全公司遴選及招標之程序，俾遵照辦理。
決議：通過。
(九) 保全公司遴選與管理服務人員招聘小組提案：訂定｢台北新都透天社區招聘管理服務人員程序｣。
說明：建立本社區管理服務人員招聘之程序，俾遵照辦理。
決議：通過。
(十) 主委提案：訂定｢台北新都透天社區保全人員執勤要點｣。
說明：明確保全人員之值勤方式。
決議：通過。
(十一)主委提案：訂定｢候選人旗幟、布條、看板懸掛準則｣。
說明：為求在本社區進行選舉活動之公平、平和，並維護住戶權益，故訂定一致標準，俾供遵守與執行。
決議：刪除第七點後段｢，通知日起三日內未前來處理，由管委會派員將其拆除收置｣文字後，全案通過。
(十二)主委提案：推派委員成立｢保全監視系統建置小組｣，負責就本社區現行保全監視系統之維修、加強或重新建置研擬方案，報管委會議決定後，並負責執行該方案之後續事宜。
說明：本社區現行保全監視系統雖經多次修繕，仍易損壞，且目前監視範圍仍多有死角，應推派委員研擬徹底解決方案。
決議：通過成立｢保全監視系統建置小組｣，並推派陳光明委員為小組負責人，小組成員由其邀請。
七、 綜合討論與臨時動議：
(一) 成立｢元宵節活動小組｣，推派一人為負責人，其餘成員由其邀請。
決議：通過成立｢元宵節活動小組｣，負責籌畫元宵節活動，推派施陳素月委員為負責人，其餘成員由其邀請。
(二) 春節佈置。
決議：請主委於其權限內，為必要之佈置，包括LED燈飾及管理服務中心前之道路兩旁花盆之栽植。
(三) 管委會聲明：減繳、免繳管理費非管理委員會之職權！故，非經區分所有權人會議通過之減繳、免繳優惠皆屬非法。目前本社區合法之減繳管理費優惠僅有｢空戶半價｣與｢預繳全年管理費得減收一期｣兩種。至於有參加去年區分所有權人會議而得抵繳一期管理費，係以去年未發給參加者之出席費相抵，非減繳之優惠。
(四) 為配合管理費採繳費單方式辦理，自即日起，管理服務中心停止現金收繳101年起之管理費。而100年以前尚未繳納之管理費，仍得於管理服務中心以現金繳納。
八、 主席報告本次會議決議事項：(略)。
九、 里長或其他到場貴賓致詞：無。
十、 訂定下次會議時間及地點：中華民國101年2月19日(日)18：00於台北新都透天社區管理服務中心。
十一、散會
※管委會煩請全體區分所有權人及住戶注意的事項：
1.為配合繳款單收繳管理費作業，即日起，管理服務中心停止現金收受101年起應繳之管理費。而欲補繳100年(含)以前欠繳之管理費，仍得至管理服務中心繳納。
2.101年應繳之管理費，請住戶稍待，俟管委會送交繳費單後，再行繳納。欲全年一次繳清者，也請稍待繳費單送交後辦理。
3.欲申請管理費空戶半價優惠者，請務必於2月25日前，向管委會提出申請。應備文件為：最近一期繳納基本電費的證明或電錶水錶缺一之證明。且每年都應重新申請。
4.管委會第二次會議通過之｢台北新都透天區管理委員會組織章程草案｣、｢台北新都透天區管理委員會財務收支管理辦法草案｣、｢台北新都透天社區管理服務人員僱傭辦法草案｣，應屬草案試行，故不發送住戶。有興趣住戶，可向管理服務中心索取，或逕上管委會部落格查看。
5.歡迎住戶引介優良保公司參與本社區保全公司遴選，詳情請見｢台北新都透天社區遴選保全公司程序｣及｢台北新都透天社區保全公司遴選投標須知｣。
6.歡迎住戶推薦或自薦優秀人才參與本社區管理服務人員招聘，詳情請見｢台北新都透天社區招聘管理服務人員程序｣及｢台北新都透天社區管理服務人員應徵須知｣。
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